Seule une personne peut utiliser une imprimante à un instant donné, mais ce ne serait pas économique de ne pas partager les imprimantes entre les utilisateurs. L'imprimante est donc gérée par un logiciel qui implante une file d'impression : tous les travaux d'impression sont placés dans une file d'attente et, à chaque fois que l'imprimante a fini avec un travail, le suivant lui est envoyé automatiquement. Cela évite aux utilisateurs d'avoir à organiser la file d'impression et de se battre pour le contrôle de l'imprimante.1.4
Le gestionnaire de la file d'impression diffère aussi les impressions sur disque, i.e., un fichier abrite temporairement les données à imprimer pendant que le travail est dans la file. Ceci permet à une application d'envoyer rapidement ses travaux d'impression au gestionnaire ; elle n'a pas à attendre que l'impression soit finie pour continuer. Ceci est bien pratique puisque cela permet à quelqu'un d'imprimer un texte et de pouvoir immédiatement modifier ce texte sans attendre la fin de son impression.